CleanClac e Hostaway: automatizzi le pulizie del Suo parco

Il Suo portafoglio è cresciuto. Dieci, venti, cinquanta alloggi gestiti su Hostaway: le prenotazioni arrivano, i messaggi agli ospiti partono automaticamente, i calendari Airbnb, Booking e Vrbo restano sincronizzati. Eppure, ogni mattina, la stessa domanda: chi fa le pulizie, dove, a che ora, e soprattutto, sono state fatte bene? Tra il modulo Tasks del PMS, un gruppo WhatsApp e un foglio condiviso per le scorte, le pulizie restano l’anello artigianale di un’organizzazione altrimenti molto automatizzata. È esattamente questa la lacuna che colma CleanClac, collegato a Hostaway tramite un connettore diretto. Ecco come i due strumenti si suddividono il lavoro, come collegarli e come strutturare una squadra sul territorio.

Hostaway in breve: il PMS tutto-in-uno per gestori strutturati

Hostaway è un PMS e channel manager tutto-in-uno fondato nel 2015, con sede a Toronto. La piattaforma dichiara oltre 20.000 gestori clienti nel mondo secondo la scheda dedicata da Hotel Tech Report, e ha annunciato a fine 2024 un investimento di crescita di 365 milioni di dollari guidato da General Atlantic. È uno dei giganti mondiali del software per affitti brevi.

Concretamente, Hostaway copre l’essenziale del mestiere di gestore:

• Channel manager con sincronizzazione API bidirezionale: Airbnb, Vrbo, Booking.com, Expedia, Google Vacation Rentals.
• Casella di posta unificata e messaggistica automatizzata potenziata dall’IA: secondo Hotel Tech Report, fino al 93% circa delle risposte agli ospiti può essere automatizzato.
• Motore di prenotazione diretta con sito web integrato.
• Portale proprietari con estratti conto automatizzati e report finanziari, un punto chiave per le agenzie che devono rendicontare.
• Ecosistema di integrazioni: il sito ufficiale annuncia oltre 300 integrazioni (prezzi dinamici, pagamenti, serrature smart, strumenti operativi).

Per quanto riguarda il target, Hostaway si rivolge chiaramente agli operatori professionali. Il listino è segmentato per dimensione del portafoglio (2-14, 15-49, 50+ annunci) e i prezzi sono solo su richiesta, senza tariffa pubblica. Una recensione indipendente del 2026 colloca il cuore dell’offerta tra circa 25 e 50$ per annuncio al mese a seconda del volume, un ordine di grandezza, non un prezzo ufficiale. Per un solo annuncio, lo strumento è generalmente sovradimensionato; per un’agenzia strutturata, è una macchina potente.

Cosa fa già bene il modulo Tasks di Hostaway

Diamo a Cesare quel che è di Cesare: Hostaway non trascura le pulizie. Il suo modulo Tasks nativo è funzionale, come dettagliato nel centro assistenza Hostaway:

• Auto-tasks attivate dagli eventi di prenotazione, sincronizzate con gli orari di check-in e check-out. Se le date cambiano, il task si aggiorna automaticamente.
• Modelli di checklist riutilizzabili da associare ai task.
• Assegnazione agli utenti o ai team, inclusi i cleaner, con notifica di entrambe le parti in caso di riassegnazione.
• Un ciclo di vita in quattro stati: Da fare, Accettato, In corso, Completato.
• Una dashboard mobile con promemoria automatico il giorno stesso alle 8:00 ora locale.
• Uno stato di pulizia per annuncio (“Listing Cleanliness Status”) visibile nel PMS.

Per una squadra di pulizie interna, a proprio agio con un back-office in inglese, e con esigenze limitate a “sapere chi fa cosa e quando”, questo modulo spesso basta. È un vero punto di forza di Hostaway rispetto a PMS più leggeri.

Segnale interessante però: Hostaway mantiene integrazioni ufficiali con specialisti delle operazioni di pulizia. Anche l’editore riconosce che la profondità operativa sulle pulizie passa da strumenti terzi collegati. Il PMS orchestra, lo strumento specializzato esegue.

Dove una soluzione specializzata per le pulizie fa la differenza

Il modulo Tasks resta un sistema generalista all’interno di un PMS pensato in inglese. Tre limiti ricorrono tra i gestori di portafogli:

1. La prova. Un task “Completato” in Hostaway indica che l’operatore ha cliccato un pulsante, non in che stato sia stato realmente lasciato l’alloggio. E la posta in gioco è enorme: secondo un sondaggio Vrbo dell’aprile 2026 su 1.758 viaggiatori, il 78% cita una pulizia impeccabile come primo segnale di qualità di un annuncio (Vrbo / Businesswire). E gli annunci valutati 5 stelle in pulizia vengono prenotati circa il 25% più spesso secondo i dati citati da Smoobu. Quando un ospite contesta, serve più di uno stato.

2. L’esperienza dell’operatore. Le Sue addette e i Suoi addetti alle pulizie non vivono nel Suo PMS. Molti non parlano inglese e cambiano spesso. Imporre loro un back-office da gestore significa esporsi a dimenticanze e a “non avevo visto la notifica”.

3. Il mestiere intorno alle pulizie. Scorte di consumabili, biancheria, rifornimenti, codici di accesso giornalieri, controllo qualità, storico per alloggio, costo reale per pulizia: tutto ciò va oltre il perimetro di un modulo task, per quanto ben progettato.

CleanClac: la soluzione pulizie che si collega a Hostaway

CleanClac è un’applicazione di gestione delle pulizie (web, iPhone, Android) pensata per gli affitti brevi. Punto essenziale: CleanClac non sostituisce Hostaway, vi si collega. Hostaway mantiene il controllo su prenotazioni, canali, tariffe e comunicazione con gli ospiti; CleanClac gestisce la parte operativa delle pulizie. L’argomento è trattato in dettaglio in CleanClac sostituisce il Suo PMS? No, ed è una scelta voluta.

Hostaway fa parte dei 9 PMS collegati a CleanClac, insieme a Beds24, Guesty, Lodgify, Smoobu, SuperHote, Uplisting, Hostfully e GuestWisely. Il connettore importa i Suoi alloggi e le prenotazioni confermate: ogni partenza ospite crea automaticamente una pulizia, pianificata nella fascia oraria predefinita dell’alloggio. Zero doppie registrazioni, zero fogli Excel intermedi. Poi entra in gioco la meccanica CleanClac:

• Checklist illustrate per alloggio, tratte da un catalogo di oltre 250 task suddivisi per sezioni: pulizia, finiture, biancheria, rifornimenti, comfort, attenzioni.
• Prove di fine pulizia: foto per ogni stanza da fotografare, punti di controllo, video per gli abbonati, tutte con data e ora del server, con impronta digitale del file e posizione GPS quando disponibile. Nessuno può retrodatare o sostituire una prova.
• Timbratura in loco e durata reale della pulizia, con la dicitura “(Superato)” se l’intervento supera la stima.
• Valutazione dello stato dell’alloggio all’arrivo (da 1 a 5 stelle) data dall’operatore: i danni vengono segnalati prima ancora che inizi la pulizia.
• Scorte di consumabili per alloggio, con indicatore, avviso di soglia e quantità calcolata in base al numero di ospiti trasmesso da Hostaway.
• Cassaforte di accesso: codici e posizione della cassetta delle chiavi trasmessi all’operatore assegnato, il giorno della pulizia.
• Una squadra senza costi aggiuntivi: l’operatore non paga mai nulla, e con un abbonamento, operatori e co-gestori sono illimitati e senza supplementi. Si paga per alloggio, mai per membro del team.
• Interfaccia in 7 lingue (italiano, francese, inglese, spagnolo, portoghese, tedesco, arabo): ogni operatore lavora nella propria lingua.

Appartamento al Porto Vecchio3 prenotazioni3 pulizie create

2-5 ott.5 ott.5-8 ott.8 ott.9-12 ott.12 ott.

Casale degli Ulivi2 prenotazioni2 pulizie create

3-10 ott.10 ott.11-14 ott.14 ott.

Tasks Hostaway e checklist CleanClac: chi fa cosa

Il modo giusto di pensare la coppia non è “uno o l’altro” ma “ognuno il suo livello”:

Hostaway mantiene:

• La fonte ufficiale di prenotazioni e calendari multi-canale.
• La comunicazione con gli ospiti automatizzata (conferme, istruzioni, richieste di recensione).
• Il portale proprietari e il reporting finanziario degli affitti.
• I task di manutenzione occasionale gestiti dal back-office se desidera.

CleanClac gestisce:

• La trasformazione automatica di ogni partenza in pulizia pianificata, assegnata, monitorata.
• L’esecuzione sul campo: richiesta accettata dall’operatore con l’orario di arrivo, checklist illustrata, timbratura, durata reale.
• Il controllo qualità: prove con data e ora del server, valutazione dello stato all’arrivo, riepilogo di ogni pulizia.
• La logistica: scorte, consumabili, codici di accesso.
• Il rapporto con gli operatori: messaggistica integrata, applicazione nella loro lingua, tariffa per operatore e per alloggio, e “Trova un operatore” per i rinforzi.

Una regola semplice evita i doppioni: le pulizie fanno fede su CleanClac, la manutenzione resta su Tasks. Avvisi la squadra affinché segua un solo strumento per i turni.

Implementazione: collegare Hostaway a CleanClac passo dopo passo

L’avvio richiede mezza giornata per un portafoglio di medie dimensioni, la maggior parte del tempo viene impiegata nella personalizzazione delle checklist, non nella parte tecnica. Il collegamento di un PMS è riservato agli abbonati CleanClac, che corrisponde al profilo degli account Hostaway (l’abbonamento parte dal secondo alloggio).

Passo 1: crei il Suo account CleanClac. Alla fase del primo alloggio, scelga “Lo aggiungerò più tardi”: i Suoi annunci arriveranno da Hostaway, e crearli manualmente genererebbe doppioni. Si abbona dal Menu, poi “Gestisci il mio abbonamento”.

Passo 2: crei la chiave in Hostaway. Apra Settings, poi Hostaway API, poi Create. Copi l’Account ID e la API Key.

Passo 3: colleghi Hostaway in CleanClac. Menu, poi “Collega un PMS”, poi Hostaway: incolli i due identificativi. Alloggi e prenotazioni vengono importati in blocco, e una notifica annuncia le prossime pulizie. Se Hostaway importa più alloggi di quelli previsti dal Suo piano, l’abbonamento si aggiorna automaticamente, in proporzione, con una mail “Abbonamento aggiornato”.

Passo 4: configuri ogni alloggio. Fascia oraria di pulizia predefinita (ad esempio tra il check-out alle 10:00 e il check-in alle 16:00), checklist, codici nella cassaforte di accesso, e monitoraggio scorte se desidera.

Passo 5: costruisca le Sue checklist. Parta dal catalogo e adatti per ogni alloggio: la casa con jacuzzi non ha la stessa checklist del monolocale in città. Copi poi una checklist da un alloggio all’altro con “La stessa di:”. Aggiunga foto modello alle prove richieste.

Passo 6: inviti e organizzi la squadra. I Suoi operatori ricevono un SMS con il link all’app e un codice a 6 cifre, poi scelgono la loro lingua. Attivi l’auto-assegnazione sugli alloggi con operatore fisso e affidi zone ai Suoi co-gestori.

Passo 7: lasci lavorare e controlli. Le prenotazioni Hostaway alimentano il planning ogni 30 minuti (o su richiesta), gli operatori timbrano, completano la checklist e scattano le prove. Lei supervisiona dall’app, anche a distanza.

Cosa importa il collegamento: alloggi (nome, indirizzo, capienza) e prenotazioni confermate, con le relative cancellazioni; dell’ospite, solo il nome della prenotazione e il numero di persone. È solo in lettura: nulla viene scritto su Hostaway, e i Suoi identificativi sono cifrati prima di essere registrati. I dettagli sono su la pagina Integrazioni.

Organizzare un’agenzia per settori

Un portafoglio Hostaway di 30 alloggi non si gestisce come tre appartamenti. CleanClac offre tre leve per suddividere il lavoro senza far ricadere tutto su una sola persona:

• I co-gestori: Lei affida a ciascuno alcuni alloggi, sui quali può fare tutto ciò che fa un gestore (pianificare, assegnare, checklist, scorte, accessi, segnalare incidenti, invitare operatori), senza alcun accesso a fatturazione, abbonamento o collegamento Hostaway. Può anche effettuare pulizie personalmente.
• L’assegnazione adattata a ogni alloggio: auto-assegnazione per gli alloggi con operatore fisso, messa in concorrenza (più operatori avvisati, il primo che accetta prende la pulizia) per le zone critiche, e “Scelgo io” quando vuole vedere chi si rende disponibile prima di decidere.
• Un colore per operatore nell’agenda (12 tonalità), per vedere a colpo d’occhio chi fa cosa.

Isabella R.

Gestore

Giulio C.

Co-gestore

Appartamento al Porto Vecchio

Casale degli Ulivi

Camilla

Sofia

Nadia

Luca

Emma

Tommaso

Tommaso si è unito al Suo teamora

Tommaso ha appena creato il suo account e può ricevere pulizie.

Per la metodologia generale di gestione di un portafoglio, consulti Gestire le pulizie di più appartamenti: guida passo passo. E se sta ancora confrontando Hostaway con Guesty, la stessa configurazione con Guesty è dettagliata in CleanClac + Guesty: pulizie sotto controllo.

Quanto costa, e per chi conviene

Lato Hostaway, i prezzi sono su richiesta, in base alla dimensione del portafoglio e ai moduli scelti. Lato CleanClac, il listino è pubblico al 9 ottobre 2026: primo alloggio gratuito, senza limiti di tempo né carta di credito, poi 7,99€/mese per 2 alloggi, 11,99€ per 3, 15,99€ per 4, 19,99€ per 5, poi +4€ per ogni alloggio aggiuntivo. Annuale: 47,99€, 71,99€, 95,99€ o 119,99€ a seconda della fascia, e +24€ per ogni alloggio extra. Con un abbonamento, operatori e co-gestori non costano nulla in più, qualunque sia il loro numero, e CleanClac non prende alcuna commissione sulle pulizie.

Rapporti questo al costo di un errore: una sola controversia con un ospite mal documentata può assorbire il margine di diversi soggiorni. Per un’agenzia con 20 alloggi, la soluzione CleanClac costa 79,99€ al mese in mensile (19,99€ + 15 × 4€), cioè meno di una sola pulizia di una grande casa in Italia (circa 200€ in media oltre i 100 m² secondo le guide prezzi 2026). Il calcolo è semplice se lo strumento evita una pulizia dimenticata o una controversia a trimestre. E i Report (attività, tempo impiegato, costo, qualità) Le danno ogni mese il costo reale per pulizia e per notte, alloggio per alloggio.