Vorlagen für Gäste: 8 fertige Airbnb-Nachrichten

Die 8 wichtigsten Nachrichten für Airbnb- und Booking-Gäste: Vorlagen zum Kopieren, perfektes Timing, Antworten auf häufige Anfragen.

11 Min. Lesezeit

Es ist 23:47 Uhr, Sie wollten gerade schlafen gehen, da fragt ein Gast nach dem WLAN-Code. Am nächsten Tag möchte jemand früher anreisen, ein Dritter findet die Schlüsselbox nicht. Solche Antworten von Hand zu schreiben, wird schnell zum zweiten Job: monoton, ermüdend, aber entscheidend für Ihre Bewertungen.

Die gute Nachricht: Die allermeisten Fragen von Gästen sind vorhersehbar. WLAN, Anreise, Parken, Abreise, immer die gleichen Themen, immer zur gleichen Zeit im Aufenthalt. Mit 8 gut vorbereiteten Nachrichten-Vorlagen, die Sie zum richtigen Zeitpunkt verschicken, beantworten Sie die Fragen, bevor sie überhaupt gestellt werden. Hier finden Sie die passenden Vorlagen, das ideale Timing und die Methode, um zu automatisieren, ohne zum Roboter zu werden.

Warum Vorlagen Ihre Bewertungen (und Nächte) retten

Ein paar Zahlen zur Einordnung: Laut einer Touch Stay-Studie mit über 37.000 Konversationen ist der Check-in das zweithäufigste Thema bei Gästefragen, direkt nach dem WLAN, und 88,7% der Gäste erwarten detaillierte Anreiseinformationen (Touch Stay). Wenn Sie diese Infos nicht proaktiv schicken, werden Sie danach gefragt, oft spät abends.

Der Einfluss auf die Bewertung ist direkt: 69% der Gäste geben an, dass die Qualität der Kommunikation ihre Bereitschaft für eine positive Bewertung beeinflusst (Touch Stay). Und die Erwartungen an die Reaktionszeit steigen: Laut einer Vrbo-Umfrage von 2026 erwarten 56% der Gäste im Problemfall eine Antwort innerhalb einer Stunde (Vrbo / Businesswire).

Auch die Plattformen fordern ihren Tribut: Für den Superhost-Status verlangt Airbnb mindestens 90% Antwortquote innerhalb von 24 Stunden (Details im Airbnb Hilfe-Center). Gut gestaltete Vorlagen sind also ein messbarer Hebel für Ihre Bewertung, Sichtbarkeit und Ihren Seelenfrieden.

Zeitstrahl der 8 wichtigsten Gästenachrichten, von der Buchung bis nach dem Aufenthalt

Vor dem Aufenthalt: den Rahmen setzen (Nachrichten 1 bis 3)

Nachricht 1: Buchungsbestätigung (innerhalb einer Stunde)

Ziel: Vertrauen schaffen und Reaktionsschnelligkeit zeigen. Der erste Eindruck zählt, diese Nachricht sollte möglichst automatisch und schnell rausgehen.

Guten Tag [Vorname], vielen Dank für Ihre Buchung! Wir freuen uns, Sie in [Unterkunft] vom [Datum] bis [Datum] begrüßen zu dürfen. Die Anreiseinformationen erhalten Sie 3 Tage vor Ihrer Ankunft. Bei Fragen melden Sie sich jederzeit gern. Bis bald, [Ihr Name]

Wichtig: Ein freundlicher Ton, die Bestätigung der Daten (hier fallen Buchungsfehler auf) und vor allem die Ankündigung der nächsten Nachricht. Der Gast weiß, dass er nicht nachfragen muss.

Nachricht 2: Anreiseinformationen (3 Tage vor Ankunft)

Das ist die wichtigste Nachricht von allen. Sie sollte enthalten: die genaue Adresse mit Orientierungspunkt, Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Zugang (Code, Schlüsselbox, Smartlock), Check-in-Zeit, Parkmöglichkeiten und Ihre Telefonnummer für Notfälle. Wenn Sie einen Selbst-Check-in anbieten, was sich 67% der Gäste wünschen laut Touch Stay, achten Sie auf jedes Detail: Ein Foto der Schlüsselbox sagt mehr als tausend Worte. Tipps zur richtigen Zugangslösung finden Sie unter Autonomer Check-in: Schlüsselbox oder smarte Türschlösser?.

Häufiger Fehler: Diese Nachricht zu früh (geht unter) oder zu spät (Gast ist schon unterwegs) zu schicken. 3 Tage vorher ist ideal, mit einer kurzen Erinnerung am Anreisetag.

Nachricht 3: Erinnerung am Anreisetag (morgens)

Eine kurze Nachricht mit den wichtigsten Infos: Check-in-Zeit, Zugangscode, Ihre Telefonnummer.

Guten Tag [Vorname], heute ist es soweit! Die Unterkunft steht ab [Uhrzeit] für Sie bereit. Noch einmal zur Erinnerung: [Zugangsanleitung in einem Satz]. Gute Fahrt und bis später!

Kritischer Punkt: Schreiben Sie nie „Die Unterkunft ist bereit“, wenn Sie es nicht sicher wissen. Diese Nachricht sollte erst nach tatsächlich abgeschlossenem Reinigungsservice verschickt werden, idealerweise bestätigt durch Ihre Reinigungskraft mit Fotos. Ein „Alles fertig!“ und dann eine nicht gereinigte Wohnung, das ist der Super-GAU. Falls es doch passiert, handeln Sie schnell (siehe Last-Minute-Putzkraft sagt ab: Was Sie jetzt tun können).

Während des Aufenthalts: präsent, aber nicht aufdringlich (Nachrichten 4 und 5)

Nachricht 4: Check am Morgen nach der Ankunft (Tag 2 morgens)

Eine Nachricht während des Aufenthalts reicht meist völlig aus. Am Morgen nach der Anreise fragen Sie einfach nach, ob alles passt:

Guten Tag [Vorname], ich hoffe, Sie hatten eine angenehme erste Nacht! Ist alles in Ordnung in der Unterkunft? Falls etwas fehlt oder nicht wie erwartet ist, sagen Sie mir bitte Bescheid, ich kümmere mich sofort darum. Einen schönen Aufenthalt!

Mit dieser Nachricht fangen Sie kleine Probleme ab, bevor sie in der Bewertung landen (defekte Glühbirne, Heizung falsch eingestellt). Die häufigsten Gästebeschwerden: schlechtes Internet (39%), mangelhafte Instandhaltung (38%) und fehlende Sauberkeit (33%) (ConsumerAffairs). Lieber am zweiten Tag erfahren als später in der öffentlichen Bewertung.

Nachricht 5: Antwort auf ein Problem (Vorlage griffbereit halten)

Diese Nachricht wird nicht automatisch verschickt, sollte aber fertig vorbereitet sein, damit Sie im Stress nicht improvisieren müssen:

Guten Tag [Vorname], danke für den Hinweis auf [Problem] und entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Ich kümmere mich darum: [konkrete Maßnahme + Zeitangabe]. Ich melde mich bis spätestens [Uhrzeit] wieder. Bis dahin: [mögliche Zwischenlösung].

Die Erfolgsformel: kurze Entschuldigung + konkrete Maßnahme + Zeitrahmen + Follow-up. Keine langen Erklärungen. Denken Sie daran: Über die Hälfte der Gäste erwartet im Problemfall eine Antwort in weniger als einer Stunde.

Beispiel für eine strukturierte Antwort eines Airbnb-Gastgebers auf ein gemeldetes Problem

Häufige Anfragen: Antworten in zehn Sekunden parat

Neben den acht Standardnachrichten gibt es ein paar typische Fragen, die jede Woche auftauchen. Halten Sie für jede eine Vorlage bereit, die Sie in Sekunden anpassen können:

Gastanfrage	Musterantwort (anpassen)	Vorher prüfen
„Können wir früher einchecken?“	„Ich gebe Ihnen Bescheid, sobald die Reinigung fertig ist, spätestens bis [Uhrzeit]. Sie können Ihr Gepäck ggf. schon abstellen.“	Ende der Reinigung am Tag
„Können wir später auschecken?“	„Bis [Uhrzeit] ist das möglich für [Betrag], ich bestätige es Ihnen heute Abend.“	Nächste Anreise und Zeitfenster der Reinigungskraft
„Wie ist der WLAN-Code?“	„Das Netzwerk heißt [Name], Passwort [Code], steht auch [Ort].“	Ob der Code noch aktuell ist
„Wo kann man parken?“	„Am einfachsten ist [Parkplatz], [X] Minuten zu Fuß, ca. [Preis] pro Tag.“	Aktuelle Preise prüfen
„Ich habe etwas vergessen“	„Wir haben es gefunden. Ich kann es Ihnen gegen Versandkosten zuschicken oder bis [Datum] aufbewahren.“	Ob die Reinigungskraft es wirklich gesichert hat

Die ersten beiden Punkte sind besonders heikel, weil sie Ihr Reinigungsteam betreffen: Versprechen Sie nie eine Uhrzeit, bevor Sie den Plan geprüft haben. Wie Sie solche Wünsche zuverlässig koordinieren und abrechnen, lesen Sie in unserem Leitfaden zu Early Check-in und Late Check-out.

Nach dem Aufenthalt: aus dem Check-out eine 5-Sterne-Bewertung machen (Nachrichten 6 bis 8)

Nachricht 6: Abreisehinweise (am Vorabend, später Nachmittag)

Erinnern Sie an die Check-out-Zeit und maximal 2 bis 4 Hinweise (Schlüssel, Müll, Fenster schließen). Eine Liste mit 10 Aufgaben verärgert Gäste und schlägt sich in der Bewertung nieder. Hier können Sie auch einen kostenpflichtigen Late Check-out anbieten, wenn Ihr Reinigungsplan es zulässt, ein echter Umsatzhebel, wenn Sie es mit Ihrem Team abstimmen.

Nachricht 7: Dankeschön nach dem Aufenthalt (einige Stunden nach Abreise)

Vielen Dank für Ihren Aufenthalt, [Vorname]! Wir hoffen, Sie hatten eine schöne Zeit in [Stadt]. Wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit war, freuen wir uns sehr über eine kurze Bewertung, wir geben Ihnen natürlich auch gern eine. Auf ein Wiedersehen!

Das Timing ist entscheidend: Einige Stunden nach Abreise, solange der Aufenthalt noch präsent ist, erzielen Sie die höchste Bewertungsquote. Bei Booking.com fordert die Plattform die Bewertungen selbst an, aber diese Nachricht stärkt die Beziehung; Details dazu finden Sie im Booking.com Partner Hub.

Nachricht 8: Treue-Nachricht (optional, einige Wochen später)

Für Ihre besten Gäste: eine Nachricht mit einem Vorteil bei erneuter Buchung (Rabatt, kostenloser Late Check-out). Das ist der erste Schritt zu mehr Direktbuchungen, achten Sie aber auf die Kontaktregeln der jeweiligen Plattform.

Privates Feedback: Probleme erkennen, bevor sie öffentlich werden

Alle diese Nachrichten haben einen blinden Fleck: Ein Gast, der mit der Sauberkeit unzufrieden ist, meldet sich oft nicht während des Aufenthalts, sondern erst in der Bewertung. Am besten holen Sie sich das Feedback privat und unkompliziert, direkt nach Ankunft.

Hier kommt die CleanClac-Gästekarte ins Spiel: Eine Karte mit QR-Code liegt in der Unterkunft. Der Gast scannt sie (ohne App oder Konto), sieht die letzte Reinigung (Zeitpunkt, geprüfte Punkte, Fotos, was für ihn vorbereitet wurde) und kann die Sauberkeit mit 1 bis 5 Sternen bewerten und einen Kommentar hinterlassen. Bei 3 Sternen oder weniger werden Sie sofort benachrichtigt. Pro Reinigung gibt es nur eine Bewertung, die nie öffentlich angezeigt wird, das Feedback ist nur für Sie. Sie können die Seite im Online-Beispiel testen.

Jede Bewertung an die richtige Stelle
1 bis 5 Sterne, auf Wunsch mit ein paar Worten.
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Halten Sie eine Vorlage für eine niedrige Bewertung bereit, die Sie innerhalb einer Stunde verschicken:

Guten Tag [Vorname], danke für Ihr Feedback zur Sauberkeit. Es tut mir leid, dass [Punkt] nicht Ihren Erwartungen entsprochen hat. [Maßnahme: Reinigungskraft kommt um... Uhr vorbei, zusätzliches Wäschepaket wird bereitgestellt...]. Sagen Sie gern Bescheid, falls noch etwas fehlt.

Wird ein Problem während des Aufenthalts gelöst, bleibt es oft nur eine Randnotiz, manchmal sogar ein Lob für Ihre Reaktionsfähigkeit. Taucht es erst in der Bewertung auf, bleibt es öffentlich sichtbar. Wie Sie das mit einem digitalen Gästebuch kombinieren, lesen Sie in StyQR + CleanClac: Das Duo für 5-Sterne-Bewertungen.

Der richtige Ton: persönlich, aber effizient

Eine Vorlage darf nie wie ein Copy-Paste wirken. Drei einfache Tricks:

Personalisieren Sie pro Nachricht 2 Dinge: den Vornamen und ein Detail aus dem Kontext (Wetter am Wochenende, lokales Event, Gruppenzusammensetzung). Dreißig Sekunden, die den Unterschied machen.
Passen Sie den Stil an Ihre Unterkunft an: Ein junges City-Apartment verträgt einen lockeren Ton, eine exklusive Villa verlangt mehr Förmlichkeit. Bleiben Sie vom ersten bis zum letzten Kontakt konsistent.
Bieten Sie echten Mehrwert, nicht nur Regeln: Eine Restaurantempfehlung in der Willkommensnachricht kommt sehr gut an. 51% der Gäste erwarten Restauranttipps, 55% wünschen sich Hinweise zum Viertel, laut einer Booking.com-Umfrage mit über 42.000 Teilnehmern (Booking.com Click. Magazine).

Struktur-Tipp: Je vollständiger Ihr digitales Gästebuch, desto kürzer können Ihre Nachrichten sein, sie verweisen einfach auf das Buch statt alles zu wiederholen (siehe Lokale Empfehlungen: Der Guide, der Ihre Gäste begeistert).

Vergleich einer generischen automatischen Nachricht mit einer personalisierten Nachricht an Gäste

Automatisieren mit Herz: die 4-Schritte-Methode

Erstellen Sie Ihre 8 Vorlagen einmal gründlichIn einem Dokument, mit Variablen in eckigen Klammern ([Vorname], [Datum], [Code]). Lesen Sie sie laut vor: Klingt es bürokratisch, schreiben Sie um.
Planen Sie die Nachrichten mit festem Timing(1, 2, 3, 4, 6 und 7): Airbnb bietet eigene geplante Nachrichten, Booking Antwortvorlagen; Drittanbieter-Tools bündeln alles plattformübergreifend. Einen Vergleich finden Sie in unserem Guide zu automatischen Nachrichten.
Bleiben Sie bei sensiblen Nachrichten persönlich:Die Antwort auf Probleme (Nachricht 5) und die Treue-Nachricht (8) sollten immer manuell verschickt werden. Ein unzufriedener Gast erkennt eine automatische Antwort sofort.
Sichern Sie die Verbindung zum Reinigungsteam:Die Nachricht „Die Unterkunft ist bereit“ ist nur dann etwas wert, wenn Ihr Reinigungsplan zuverlässig ist, mit synchronisierten Buchungen, bestätigten Einsätzen und Checklisten mit Fotos.

Der häufigste Fehler bei Automatisierung: Vergessene Updates. Ändert sich ein Zugangscode, sind alle geplanten Nachrichten falsch. Planen Sie eine vierteljährliche Überprüfung Ihrer 8 Vorlagen, am besten zusammen mit der Aktualisierung Ihres Inserats.

Zeigen statt versprechen

Ein Satz wie „Die Unterkunft wurde gründlich gereinigt und desinfiziert“ beweist nichts, das schreiben alle Gastgeber. Was wirklich beruhigt, ist das, was der Gast selbst sehen kann. Statt Ihre Willkommensnachricht zu verlängern, lassen Sie den Gast bei Ankunft die Reinigungsseite aufrufen: Endzeit, geprüfte Punkte, was vorbereitet wurde (Wäsche, Essentials, kleine Aufmerksamkeiten). Ihre Nachrichten bleiben kurz, der Beweis spricht für sich.

Was der Gast sieht
Die letzte Reinigung im Detail: Uhrzeit, Reinigungskraft, geprüfte Punkte, Wäsche und kleine Aufmerksamkeiten.
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Ein Stapel gefalteter Laken — Was der Gast sieht
Die letzte Reinigung im Detail: Uhrzeit, Reinigungskraft, geprüfte Punkte, Wäsche und kleine Aufmerksamkeiten.
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Ihre Fragen

Welche Nachrichten sollte ich meinen Airbnb-Gästen wann schicken?

Acht Nachrichten decken den gesamten Ablauf ab: Buchungsbestätigung (innerhalb einer Stunde), Anreiseinfos (3 Tage vorher), Erinnerung am Anreisetag, Check am nächsten Morgen, Antwort auf Probleme (bei Bedarf), Abreisehinweise (am Vorabend), Dankeschön mit Bewertungsbitte (einige Stunden nach Abreise) und optional eine Treue-Nachricht einige Wochen später.

Kann man alle Gästekommunikation automatisieren?

Sechs von acht Nachrichten lassen sich problemlos automatisieren: Die mit festem Timing und vorhersehbarem Inhalt (Bestätigung, Anreiseinfos, Erinnerungen, Abreise, Dankeschön). Die Antwort auf Probleme und Treue-Nachrichten sollten aber immer persönlich bleiben, ein Gast in Not erwartet eine echte, schnelle und konkrete Antwort, keine Standardmail.

Wann sollte ich die Anreiseinformationen verschicken?

Ideal sind 3 Tage vor Ankunft, mit einer kurzen Erinnerung am Anreisetag. Zu früh geht die Nachricht unter, zu spät ist der Gast schon unterwegs. Fast 89% der Gäste erwarten detaillierte Infos: Adresse, Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Fotos, Parken und Telefonnummer für Notfälle.

Beeinflusst die Kommunikation wirklich die Bewertungen?

Ja, sehr: 69% der Gäste geben an, dass die Qualität der Kommunikation ihre Bereitschaft für eine positive Bewertung beeinflusst. Kommunikation ist bei Airbnb sogar ein eigener Bewertungspunkt, und die Antwortquote innerhalb von 24 Stunden (mindestens 90%) ist Voraussetzung für den Superhost-Status.

Wie antworte ich auf ein gemeldetes Problem?

Folgen Sie einer Vier-Schritte-Struktur: kurze Entschuldigung, konkrete Maßnahme, Zeitangabe, Follow-up. Zum Beispiel: „Entschuldigung für die Umstände, ich schicke bis 18 Uhr jemanden vorbei und melde mich, sobald es erledigt ist.“ Über die Hälfte der Gäste erwartet im Problemfall eine erste Antwort in weniger als einer Stunde, Schnelligkeit zählt mehr als Perfektion.

Wie reagiere ich auf eine Anfrage für Early Check-in?

Sagen Sie weder sofort ja noch nein. Antworten Sie, dass Sie Bescheid geben, sobald die Reinigung fertig ist, mit einer Zeitgrenze, und bieten Sie eine Zwischenlösung an (Gepäck abstellen, Café in der Nähe). Prüfen Sie dann die Abreisezeit der vorherigen Gäste und das Zeitfenster Ihrer Reinigungskraft. Ein gehaltenes Versprechen um 13 Uhr ist besser als ein „Ja“ um 11 Uhr und dann Warten vor der Tür.