Dosear os consumíveis: o método que evita ruturas

A reposição é a tarefa mais morosa na gestão de um alojamento local, e a menos bem equipada. A maioria dos anfitriões gere a olho: olha-se para o armário, estima-se, compra-se a mais ou a menos, e um dia o prestador liga porque já não há papel higiénico num domingo. Esta ficha apresenta um método de dimensionamento que funciona sem folha de cálculo, aplicável tanto a um alojamento como a quinze.

O princípio: calcular por noite, colocar por estadia ou por capacidade

Duas noções a não confundir.

O consumo calcula-se por hóspede e por noite. É a única unidade que se mantém válida quando a duração das estadias varia. Um alojamento para quatro pessoas que faz vinte noites consumirá praticamente o mesmo em duas estadias de uma semana ou em sete estadias de duas noites, exceto nos consumíveis “por estadia”.

A quantidade colocada no alojamento define-se de duas formas, consoante as ferramentas disponíveis:

• Sem ferramenta, pela capacidade máxima. O prestador não tem de calcular nada, coloca sempre a mesma quantidade, e o excedente de um consumível que não se estraga serve para a estadia seguinte. É simples, mas imobiliza mais stock em cada alojamento.
• Com controlo de stocks, segundo a estadia. A quantidade calcula-se pelo número de hóspedes da estadia que chega, e o prestador lê diretamente quanto deve repor. É o único método que se mantém correto quando um alojamento de seis pessoas recebe sobretudo casais.

Estas lógicas coexistem: o cálculo por noite serve para comprar, a quantidade colocada serve para executar.

Cálculo inteligente

Base1

Por hóspede0.4

Por noite0.15

Ex. 3 hóspedes, 4 noites → 3

Sr. e Sra. Fernandes

21

Família Costa

45

Grupo Fonseca

67

X2X4X5

As três famílias de consumíveis

Têm comportamentos diferentes e dimensionam-se de forma distinta.

É a terceira família que causa problemas, porque não se antecipa: o bloco sanitário de 2 em 2 semanas, o difusor de 2 em 2 meses, o filtro do exaustor de 6 a 12 meses. Estes prazos devem ser geridos por um sistema, nunca pela memória de alguém.

O nível de alerta em vez do inventário

Contar todo o stock em cada passagem é irrealista. O nível de alerta é a única prática sustentável: para cada referência, define-se uma quantidade mínima expressa em número de estadias, e só se verifica isso.

A regra base: um mínimo igual a duas estadias de consumo, o que permite encomendar e receber sem nunca chegar a zero.

Sem ferramenta, o prestador não estima nada: apenas sinaliza quando desce abaixo do marcador, por exemplo um risco desenhado no armário ou um recipiente dedicado. Um alerta binário, sim ou não, é infinitamente mais fiável do que um valor pedido a alguém que tem uma limpeza para terminar.

Com ferramenta, a questão é ainda mais simples, porque surge no momento certo: no fim de cada tarefa de reposição. Os artigos que se contam (rolos, cápsulas, sacos) declaram-se pelo número colocado; os que se observam (gel de banho, detergente da loiça, azeite, detergente de chão) declaram-se pelo nível de enchimento. O nível do alojamento atualiza-se, e o alerta faz o resto.

Implementar o método no CleanClac

O controlo de stocks é uma opção, desativada por defeito: ativa-se alojamento a alojamento, com o interruptor “Controlar stocks”. Enquanto estiver desligado, o prestador não tem qualquer questão de stock. Uma vez ligado:

1. O stock cria-se a partir da checklist.Cada tarefa de reposição do alojamento, “Repor papel higiénico”, “Recarregar sal”, “Repor cápsulas de café”, torna-se um artigo controlado. Não há lista à parte para preencher.
2. Cada artigo configura-seEm quantidade fixa ou inteligente, com o seu nível de alerta.
3. Os produtos de limpezaControlam-se frasco a frasco (spray multiusos, limpa-vidros, detergente de chão, limpa-casa de banho, anticalcário) ou num só artigo “Produtos de limpeza”, conforme o detalhe pretendido.
4. Abaixo do nívelO alojamento sinaliza-se na aplicação e um e-mail resume tudo o que é preciso comprar.
5. O históricoRegista cada movimento: data da limpeza, quantidade, prestador.

Acompanhar o stock

X2Repor o papel higiénico

Papel higiénico6

Reabastecer o sabonete líquido

Sabonete líquido100%

X4Repor as cápsulas de café

Cápsulas de café10

Deixar a prenda de boas-vindas

Prenda de boas-vindas1

Os pequenos mimos de boas-vindas, chocolates, vela ou garrafa de vinho, controlam-se exatamente da mesma forma que os consumíveis.

O stock de reserva, no alojamento

Um stock centralizado no gestor não serve de nada se o prestador está no local às 11h e descobre uma falta. Deve prever-se um stock de reserva em cada alojamento, dimensionado para duas estadias, num armário fechado se necessário.

Este stock contém os consumíveis críticos, cuja falta bloqueia a estadia: papel higiénico, sacos do lixo, pastilhas de máquina de lavar loiça, esponjas, detergente da loiça. O resto pode estar em stock central.

Dois erros clássicos: stock demasiado grande, que imobiliza dinheiro e acaba por se estragar, e stock acessível aos hóspedes, que se esgota muito mais depressa do que o previsto. Um armário fechado não é desconfiança, é dimensionamento.

O kit do prestador

Não se deve confundir os consumíveis do alojamento, destinados aos hóspedes, com o kit do prestador, que vai consigo. Misturá-los é ver desaparecer microfibras e luvas ao ritmo das estadias.

O kit tipo, a repor como os restantes:

Estas tarefas figuram na checklist como as outras, porque um prestador que chega sem produto não faz a limpeza prevista.

Calcular o orçamento de consumíveis

O cálculo faz-se em três etapas, uma vez, e depois atualiza-se automaticamente:

1. Liste as referênciasE a respetiva família (noite, estadia, período).
2. MultipliquePelo volume mensal: noites para a primeira família, número de estadias para a segunda, prazos para a terceira.
3. Relacione com a noiteO único indicador comparável entre alojamentos.

Este custo por noite é o que deve ser acompanhado, não a despesa mensal bruta: revela imediatamente um desvio, por exemplo um alojamento onde os dispensadores se esvaziam duas vezes mais depressa do que noutros, o que geralmente indica uma fuga ou uma bomba mal regulada. Os relatórios do Menu do CleanClac mostram, por mês ou por ano e alojamento a alojamento, os consumíveis mais repostos: é o ponto de partida deste cálculo, sem folha de cálculo. Para a organização geral da reposição, veja também Consumíveis Airbnb: gerir o stock sem nunca ficar sem.

O detalhe das quantidades, casa de banho e cozinha, encontra-se em Consumíveis de casa de banho: o que deixar e quanto e Consumíveis de cozinha: a lista completa para um alojamento, e o das bebidas de boas-vindas em a ficha pequeno-almoço.

O controlo que resiste à troca de prestador

Três informações devem estar ao nível do alojamento, nunca apenas na cabeça de alguém: a lista de consumíveis com a respetiva quantidade de referência, o nível de alerta de cada um, e a data das tarefas com prazo (bloco sanitário, difusor, filtros). Um substituto que assuma um alojamento de repente deve conseguir fazer exatamente a mesma passagem sem telefonar a ninguém.